Flujo de caja proyectado: plantilla en Excel y cómo hacerlo

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Un flujo de caja proyectado te dice cuánto dinero vas a tener en el banco cada mes, antes de que llegue ese mes. Aquí tienes una calculadora a 12 meses, la plantilla en Excel para descargar y el paso a paso para armarlo con tus números.

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La plantilla en Excel trae 12 meses, las fórmulas puestas y un ejemplo lleno. Cambias las celdas amarillas y el resto se calcula. También se abre en Google Sheets sin perder las fórmulas.

Qué es un flujo de caja proyectado

Es una tabla con las entradas y salidas de dinero que esperas en los próximos meses. Parte del saldo que tienes hoy en el banco, suma lo que vas a cobrar, resta lo que vas a pagar y te da el saldo con el que cierras cada mes.

La fórmula de cada mes es corta: saldo final = saldo inicial + entradas − salidas. El saldo final de un mes es el saldo inicial del siguiente, así que un error en enero arrastra todo el año.

El estado de resultados cuenta una venta cuando la facturas. El flujo de caja la cuenta cuando el dinero entra. Si vendes a 30 días, la venta de marzo aparece en el flujo de caja de abril.

Cómo hacer un flujo de caja proyectado, paso a paso

1. Anota el saldo inicial. Es el dinero que tienes hoy en las cuentas del negocio, conciliado contra el estado de cuenta del banco.
2. Proyecta las ventas de cada mes. Usa el promedio de los últimos 3 a 6 meses y ajústalo por temporada. Si no tienes historia, empieza por los contratos o pedidos confirmados.
3. Pasa las ventas a cobros. Separa lo que te pagan de contado de lo que cobras a 30, 60 o 90 días. Una venta a 30 días entra en la caja del mes siguiente.
4. Lista los pagos fijos: nómina, renta, software, contador, seguros y cuotas de préstamos. Ponlos en el mes en que salen del banco.
5. Calcula los pagos variables: mercancía, comisiones de plataformas, envíos y publicidad. Casi siempre son un porcentaje de las ventas.
6. Agrega lo que no se repite cada mes: impuestos, compra de equipo, inventario para temporada alta y retiros del dueño.
7. Revisa el saldo final. Si algún mes queda por debajo de un mes de gastos fijos, decide antes de que llegue: cobrar antes, pagar después, recortar o conseguir financiamiento.

Ejemplo de flujo de caja proyectado a 3 meses

Ejemplo ilustrativo: una agencia de marketing tiene US$12.000 en el banco el 1 de enero. Factura US$20.000 al mes, cobra el 60 % de contado y el 40 % a 30 días. Diciembre facturó lo mismo, así que en enero entran US$8.000 de ventas de diciembre. Sus gastos fijos son US$11.000 al mes, los freelancers y herramientas cuestan el 30 % de lo facturado y en febrero paga US$6.000 de impuestos. En marzo entra un cliente nuevo y factura US$25.000.

Febrero cierra con menos dinero que enero aunque vendió lo mismo: los impuestos se comen el mes. Marzo factura US$5.000 más, pero solo entran US$3.000 más, porque el 40 % de la venta nueva se cobra en abril.

En estos ejemplos de flujo de caja hay tres casos más: una consultora, una tienda online que compra inventario y un negocio de suscripciones.

Mensual o semanal

El flujo de caja mensual sirve para planear el año: contratar, invertir en publicidad, saber cuándo pagar impuestos. El semanal, a 13 semanas, sirve cuando la caja está justa y necesitas saber si llegas a la próxima nómina. Aquí explicamos cómo leer una proyección a 90 días.

Errores que dañan la proyección

• Proyectar ventas en vez de cobros. Lo que cuenta es cuándo entra el dinero.
• Partir de un saldo sin conciliar. Si el banco y tus registros no cuadran, la proyección arranca mal.
• Olvidar los pagos que no son mensuales: impuestos, seguros anuales, renovaciones de software, bonos.
• No anotar los retiros del dueño. Un retiro es una salida de caja aunque no sea un gasto.
• Hacerla una vez y no volver a abrirla. Cada mes compara lo proyectado contra lo real y corrige el mes siguiente.

Flujo de caja proyectado y estado de flujo de efectivo

El estado de flujo de efectivo es un reporte contable de lo que ya pasó, separado en operación, inversión y financiamiento. El flujo de caja proyectado mira hacia adelante y se arma para decidir. El reporte contable lo explicamos en esta guía de flujo de efectivo.

Un CFO externo arma esta proyección con tus números reales y la revisa contigo cada mes.

Preguntas frecuentes

¿Cuántos meses debe tener un flujo de caja proyectado?

Doce meses para planear el año y 13 semanas si la caja está justa. Más de 12 meses tiene sentido para un plan de negocio o para pedir un préstamo.

¿Qué diferencia hay entre flujo de caja y utilidad?

La utilidad es lo que ganaste según las ventas y gastos del periodo. El flujo de caja es el dinero que entró y salió del banco. Una empresa puede tener utilidad y quedarse sin caja si cobra tarde. Lo explicamos en utilidad vs saldo del banco.

¿La plantilla sirve para una LLC en Estados Unidos?

Sí. Está en dólares y no depende del país. Los impuestos y la declaración anual van en el mes en que salen del banco.

¿Puedo usar la plantilla en Google Sheets?

Sí. Sube el archivo .xlsx a Google Drive y ábrelo con Sheets. Las fórmulas se mantienen.

Contenido informativo. Las decisiones contables y fiscales dependen de tu operación y deben revisarse con el profesional correspondiente.