Cuentas por cobrar: qué son y cómo cobrar más rápido

Cuentas por cobrar · 3 min de lectura

Las cuentas por cobrar son el dinero que tus clientes te deben por ventas que ya hiciste. En el estado de resultados ya cuentan como venta. En el banco todavía no están. Esa diferencia explica por qué muchas empresas ganan y aun así se quedan sin caja.

Qué son las cuentas por cobrar

Nacen cuando vendes a crédito: entregas el servicio o la mercancía, emites la factura y das un plazo de pago de 15, 30 o 60 días. Mientras no te pagan, ese monto queda en el balance general como activo corriente, porque se espera cobrar en menos de un año.

Ejemplo de cuentas por cobrar

Ejemplo ilustrativo: una agencia le factura US$10.000 a un cliente el 5 de marzo, con pago a 30 días.

• 5 de marzo: la venta entra en el estado de resultados de marzo y las cuentas por cobrar suben US$10.000.
• 4 de abril: vence la factura.
• 20 de abril: el cliente paga. Las cuentas por cobrar bajan US$10.000 y el banco sube US$10.000. La venta no se vuelve a contar.

Eso es en base de acumulación. Si la contabilidad se lleva en base de efectivo, la venta se registra cuando entra el dinero y las cuentas por cobrar no aparecen en el balance.

Antigüedad de saldos

El reporte de antigüedad de saldos (aging, en inglés) agrupa lo que te deben según los días que lleva vencido. Es el primer reporte que conviene mirar cada semana.

En este ejemplo, US$8.500 de US$28.500, casi el 30 %, tienen más de 60 días. Cuanto más viejo el saldo, menos probable es cobrarlo completo, y el cliente D concentra casi todo ese riesgo.

Días de cobro: cuánto tardas en cobrar

Días de cobro = cuentas por cobrar ÷ ventas a crédito del periodo × días del periodo. Compáralo con el plazo que das: si facturas a 30 días y tu promedio es 43, tus clientes se están financiando con tu caja 13 días más de lo acordado.

El cálculo de cuánto liberas usa tus ventas diarias: cada día que bajas el promedio, deja de estar en la calle un día de ventas.

Cómo cobrar más rápido

• Factura el mismo día que entregas. Cada día de retraso en la factura es un día más de cobro.
• Pon en la factura la fecha de vencimiento y cómo pagar: cuenta, enlace de pago y referencia.
• Ofrece pago con tarjeta o en línea si tus clientes lo prefieren, y compara la comisión contra lo que te cuesta esperar.
• En proyectos grandes, cobra un anticipo al firmar.
• Manda un recordatorio unos días antes del vencimiento y otro al día siguiente.
• Revisa la antigüedad de saldos cada semana y llama primero a los saldos más grandes y más viejos.

Cuentas incobrables

Cuando una factura ya no se va a cobrar, porque el cliente cerró, no responde o perdiste una disputa, se registra como cuenta incobrable: sale de cuentas por cobrar y pasa a gasto. Dejarla en el balance infla los activos y hace que la empresa se vea más sana de lo que está.

Cuentas por cobrar y cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son lo contrario: lo que tú les debes a proveedores. Si cobras a 45 días y pagas a 15, financias a tus clientes con tu dinero. Si cobras a 15 y pagas a 45, tus proveedores financian tu operación. En indicadores financieros está el cálculo completo con días de inventario.

Si tienes una LLC en Estados Unidos

Si tu LLC le factura a clientes de otros países y cobra por Stripe, PayPal, Wise o transferencia, cada pago llega con comisiones y a veces en otra moneda. La cuenta por cobrar se registra por el monto de la factura, y la diferencia se lleva como comisión o diferencia cambiaria. Si no se concilia así, la utilidad del reporte no coincide con lo que entró al banco.

En el plan CFO Externo revisamos cada mes la antigüedad de saldos y su efecto en la caja de los próximos 90 días. Para ver ese efecto con tus números, usa la plantilla de flujo de caja.

Preguntas frecuentes

¿Las cuentas por cobrar son un activo?

Sí. Son un activo corriente, porque se espera cobrarlas en menos de un año.

¿Qué diferencia hay entre cuentas por cobrar y documentos por cobrar?

Los documentos por cobrar tienen un respaldo firmado, como un pagaré, y a veces generan intereses. Las cuentas por cobrar nacen de una factura.

¿Cuántos días de cobro son normales?

Depende del plazo que das y del sector. La referencia es tu propio plazo: si das 30 días y el promedio pasa de 40, hay que revisar la cobranza.

¿Qué es la rotación de cuentas por cobrar?

Ventas a crédito del año ÷ cuentas por cobrar. Dice cuántas veces cobras tu cartera en el año; 365 dividido entre la rotación da los días de cobro.

Contenido informativo. Las decisiones contables y fiscales dependen de tu operación y deben revisarse con el profesional correspondiente.